People and their opinions matter. How do you perceive the risk?

In one of my previous posts I’ve written on David Hillson’s concept of decision taking: Risk Appetite and Risk Attitude (RARA) Model which can be applied to any decisions: personal, operational, strategic or the community decision.

In today’s post I would like to focus on risk perception which influence our decision on how much risk we think we should take, called risk attitude.  

Risk attitude is the chosen response (that’s the main difference between attitude and appetite, which in not chosen) to a given risky situation, influenced by risk perception. Believe or not, but risk is about peoples’ perception.

Have I seen this before? What is my automatic reaction? How do I feel about it? That’s “Triple Strand” by Murray- Webster and Hillson 2008. There 3 types of factors that can influence our perception and risk attitude: situational, subconscious and affective. Let’s explore it in more details.

Triple Strand - 3 factors: rational, subconscious and affective

I. Situational factors – rational considerations.

How familiar you are with the situation? Do you know how to manage it? What would be the effect? For example: you change your job every 2 years and you’ve done it 10 times in your life (familiarity), and you know how to handle it (manageability). Moreover, the effect on your life was insignificant (severity of impact).

So, if you’ve enjoyed doing something risky in the past, You are likely to downplay the risk in the future. The reverse also applies. If no experience or bad experience (never changed my job or a new job was a disaster), likely to be more cautious in the future.

Other factors are proximity (it will happen soon, so need to act now or wouldn’t happen for long time, so have time) and personal propinquity (would really matter to me personally).

II. Subconscious factors - Heuristics

My gut feeling tells me I will like this new job, so I trust my intuition and will not look for any more data. This must be like the other one I’ve seen before – representativeness.

Availability – most recent data is most memorable, linked to “reality traps”, where too much value is attributed to existing situations. After a plane crash some people might fear flying.

Confirmation trap – trust me, I’m am an expert. This can become a self-fulfilling prophecy.

Lure of Choice – leaving too many options open, not taking the decision.

Affect heuristic – seeking pleasure, avoid pain.

II. Subconscious factors - Cognitive Bias

Repetitive bias – it’s everywhere, so must be true.

Illusion of control or knowledge. We believe that we control the situation and undermine luck or we believe that we should know even we do not.

Intelligence trap – intelligent people know the best.

Some people are too optimistic or too pessimistic (Optimism/Fatalism bias)

Precautionary Principle – ignore probabilities, focus on impact – for sure worse thing will happen.

Hindsight bias – fail to learn – I knew it all along, but did not do anything.

III. Affective Factors - Emotions and Feelings

Fear (worry). I’m afraid of job change due to concern of loosing financial independence.

Desire (excitement)

Love (lust, adoration). I love changes, new job, new people, new challenges

Hate (dislike). I hate changes.

Joy (happy, care free) – life is good, something good will happen in the new company.

Sadness (depressed) – life is bad, so more bad things happen in this new job.

To sum up,  when taking a risky decision or accessing the project risk take into consideration people’s perception of risk. Bear in mind that all: rational, subconscious and affective (emotions & feelings) factors, can impact your decision. Additionally, when in a group, the group dynamics and organizational culture – the norms of the group and groupthink (we all think this way) need to be taken into account.

Creativity, live sketching and storytelling .... meeting Erica Hargreave

Great is the human who has not lost his childlike heart”
— Mencius (Meng-Tse), 4th century BCE

IBM study reveals that creativity is the most important leadership quality followed by integrity and global thinking . Creative leaders are more prepared to break with the status quo of industry, enterprise, and revenue models. More on creativity in one of my previous posts.

In order to stimulate creative thinking and unleash the creative potential in myself  I started two initiatives:

1. Inspired by Natalia Talkowska,  visual storyteller and the founder of Natalka Design organise Doodleledo 3City meetings, where you meet new people, doodle and have fun! More on this idea on Ewa Piorko's blog (in Polish).

2. Joined Creative Mornings at Starter. During today's Creative Morning  I met a lot of creative people and a fantastic speaker Erica Hargreave - Founder & Head of Creative & Interactive at Ahimsa Media, a boutique digital / transmedia strategy & storytelling agency, who was talking on "Making Your Business Accessible & Sharing It with Digital Brand Storytelling". 

Identifying and creating story around your business' brand will help make your business marketing fun for you and engaging for your potential clients. Erica shared 5 stories which I've summarized in the drawing below. That was my first live sketching session and I really enjoyed. Moreover,  I have proven that the saying "everyone can draw, just need practice" is truth. 

If interested in meeting new people, doodling and having fun join our next Doodleledo meeting on 19th March in Gdansk and 26th  March in London.

Lean In, czyli Włącz się do gry, by Sheryl Sandberg

I’ve just read the Sheryl Sandberg’s book „ Lean In” and decided to lean in and share my view. This post will be in Polish as you can find  a lot of reading in English on this, ex.:  FORBES: 10 things Sheryl Sandberg gets exactly right in Lean In or HBR: Three reason men should read it. If interested in more join leanin.org. 

Zainspirowana książką Sheryl Sandberg, prezeską Facebooka „ Lean In” (polski tytuł: Włącz się do gry) postanowiłam aktywniej włączyć się do gry i podzielić się swoimi  przemyśleniami. Nie chciałabym jednak, żeby ten artykuł został odebrany jako atak na mężczyzn, wręcz przeciwnie marzy się mi świat, w którym wszyscy, kobiety i mężczyźni,  biali i czarni, pełnosprawni i niepełnosprawni, na równych prawach siadamy do jednego stołu i decydujemy o naszej przyszłości.  A „kiedy zaczniemy już korzystać z talentów całej ludzkości, instytucje będą działać wydajniej, w domach atmosfera będzie bardziej pozytywna”. Raczej nie trzeba już dziś nikogo przekonywać, że zespoły różnorodne podejmują trafniejsze decyzje, a efekty, które osiągają są bardziej spektakularne!

Source: www.freedigitalphoto.net by franky242

Zgadzam się z Sheryl, że „ osiągniemy prawdziwą równość tylko wtedy, gdy wszyscy będziemy walczyć ze stereotypami”. Podobnie jak autorka chciałabym „zachęcić kobiety, żeby miały wielkie marzenia, żeby szły do przodu, pokonując przeszkody, i w pełni rozwijały swoje możliwości” , a mężczyzn, żeby je wspierali, zarówno w pracy jak i w domu. W badaniu przeprowadzonym w 2007 roku na grupie dobrze wykształconych kobiet pracujących zawodowo, które odeszły z pracy, 60%  podało, że to mężczyźni mieli decydujący wpływ na ich decyzję (Pamela Stone, Opting Out? Why woman Really Quit Careers ans Head Home; Berkeley: University of California Press, 2007; s. 62).

Chciałabym także poprosić wszystkich dookoła, aby nie wywierali presji na te mamy, które zdecydowały się wrócić do pracy, bo ta presja opiera się na emocjach, a nie na faktach! Badania pokazują, że wyłączna opieka matki nie wpływa korzystnie, a jej brak niekorzystnie na rozwój dziecka (NICHD Early Child Care and Youth Development). Natomiast to co rzeczywiście ma wpływ to: wrażliwi i pozytywnie nastawieni ojcowie; matki, które pozwalają dzieciom, żeby o sobie decydowały; rodzice, którzy są ze sobą emocjonalnie blisko związani! Mnie osobiście nie trzeba do tego przekonywać, gdyż jako dziecko aktywnej zawodowo, zajmującej najwyższe stanowiska w organizacjach (główna księgowa/dyrektor finansowy) mamy, nigdy nie czułam się zaniedbana, a tym bardziej gorzej rozwinięta. Wręcz przeciwnie wyrosłam na całkiem dobrze radzącą sobie w życiu osobę, a dodatkowo, zawsze byłam i jestem dumna, że mam taką mądrą, wykształconą i aktywną mamę. Dziękuję Ci mamo za to, że nie ograniczałaś mnie i  mogłam o sobie decydować!

Jak autorka, wierzę, że „w przyszłości nie będzie już kobiet liderek. Będą po prostu liderzy”. Nie będzie też feministek, a będą feminiści, czyli ci którzy wierzą w równość płci pod względem politycznym, społecznym i ekonomicznym. Tak jak kiedyś Sheryl, wiele kobiet z mojego otoczenia ma problem ze słowem „feministka”, z jednej strony działają na rzecz wyrównywania szans, z drugiej wkurzają się jak nazywa się je feministkami.

Już słyszę głosy, że uprzedzenie związane z płcią nie istnieje i po co ta cała dyskusja? Czy rzeczywiście nie istnieją? A co myślicie o bluzeczkach sprzedawanych w Stanach z napisami: „Mądry jak Tatuś” i „Ładna jak Mamusia”. Daleko? To jak podoba Wam się na pozór mądra opowieść o ojcu który wprowadza dziecko w świat z głęboką puentą: „dziecko potrzebuje zarówno matki jak i ojca”, tylko dlaczego mamusia siedzi pod pokładem i serwuje kakauko, a to tatuś na pokładzie otwiera horyzonty, wprowadza dziecko w świat? To tylko kilka przykładów stereotypów, które sami, często bardzo nieświadomie,  utrwalamy. Aż wstyd się przyznać, ale i mnie się to zdarza – do dziś pamiętam odpowiedź na prośbę synka mojej koleżanki o naprawę ciężarówki: „ciocia nie jest techniczna,  ciocia jest kobietą” oraz szybką i przytomną ripostę koleżanki: „u nas w domu mamusia jest bardziej techniczna niż tatuś”.

Poniżej kilka wskazówek przekazanych przez Sheryl, które mam nadzieję otworzą nas  kobiety na włączenie się do gry:

Pamiętaj,  sukces i sympatia otoczenia w wypadku mężczyzny łączą się, a kobiety nie. Nie zgadzacie się? Zostało to udowodnione w eksperymencie Heidi i Howarda. Ta sama historia przedsiębiorcy, który odniósł sukces została przedstawiona dwóm grupom studentów, z jednym wyjątkiem, w pierwszej grupie przedsiębiorcą była kobieta (Heidi), w drugiej był to mężczyzna Howard. Studenci ocenili obie osoby jako kompetentne, natomiast woleliby pracować z Howardem, a Heidi ocenili jako samolubną. Zgodnie ze stereotypem, podobnie jak w historii o ojcu, który wprowadza dziecko w świat,  kobieta dba o dom i dzieci, jest wrażliwą społeczniczką, a mężczyzna to twardy negocjator, który z determinacją dąży do celu. Panie, które walczą o swoje są źle oceniane.  Dopiero teraz, po 10 latach, zrozumiałam dlaczego jeden z panów podczas rozmowy rekrutacyjnej,  po mojej merytorycznej i stanowczej wypowiedzi dotyczącej korzyści wynikających z wprowadzenia zarządzania projektami w firmie i zatrudnienie mnie jako eksperta w tej dziedzinie zadał mi następujące pytanie: „Czy pani jest kłótliwa?” Wtedy to pytanie mnie zaskoczyło, a  dziś przynajmniej rozumiem dlaczego się pojawiło. Mężczyźni negocjują częściej niż kobiety, ale kobiety też potrafią negocjować, pod warunkiem, że robią to dla kogoś innego (firmy, współpracownika) gdyż wtedy nie są oceniane jako wyrachowane.

1. Negocjuj warunki zatrudnienia i wynagrodzenia z uśmiechem, w imię wszystkich kobiet, „ja”, zastąp „my” oraz przygotuj stosowne uzasadnienie (panowie nie musza tego robić, bo od nich oczekuje się, że o siebie zadbają).  Dodatkowo, sukces też lepiej smakuje, gdy go dzielimy z innymi! A jeśli starasz się uszczęśliwiać wszystkich nie idziesz do przodu, więc nie martw się, jeśli nie wszyscy cię lubią!
2. Bądź otwarta na ryzyko w życiu zawodowym! Jak mówi przysłowie, kto nie ryzykuje ten nie zyskuje, a my kobiety często mamy mniejszą skłonność do podejmowania ryzyka. Bądź ambitna i nie bój się, że w danej chwili nie masz odpowiednich umiejętności. Zamiast „nie jestem na to gotowa” mów sobie „chcę to robić i nauczę się” radzi Sheryl. Stawiaj na rozwój, a nie na nazwę stanowiska, podejmuj wyzwania i ubiegaj się o awans! Nie czekaj na diadem, bo nikt go ci na głowę nie włoży. A właściwie to „kto by nosił diadem w małpim gaju?”
3. Ustalaj cele długoterminowe (marzenia) i krótkoterminowe – na najbliższe 18 miesięcy.
4. Bądź autentyczna, mów prosto i konkretnie, ale i słuchaj-  odzwierciedlaj!
5. Bądź otwarta – proś o informację zwrotną (Co mogę poprawić? Co mogłabym zrobić lepiej?). Bycie otwartym to wzięcie odpowiedzialności za swoje błędy! Ustal zasady w organizacji/zespole mówienia sobie gdy coś nam się nie podoba.
6. Nie tłum emocji w miejscu pracy próbując dorównać męskiemu stereotypowi! Tak, możemy od czasu do czasu się rozpłakać. „Prawdziwy przywódca to indywidualność, która wyraża się w sposób szczery i nie zawsze doskonały”.
7. Nie odchodź zanim odejdziesz – nie wchodź w życie zawodowe rozglądając się za wyjściem (czytaj rodzicielstwo).
8. Znajdź sobie partnera, który uważa, że kobieta powinna być mądra, pewna siebie i ambitna.
9. Podziel obowiązki w domu, ale nie krytykuj męża – pozwól mu to zrobić po swojemu. Kobiety, które mówią mężom co mają robić mają  5 godzin w tygodniu więcej pracy!
10. „Zrobione jest lepsze od doskonałego”. Nie obwiniaj siebie, że nie jesteś doskonała. Posłuchaj Mary Curtis: „Pozbawcie się poczucia winy mimo ciągłego braku czasu. Sekret polega na tym, że nie ma żadnego sekretu – trzeba tylko starać się jak najlepiej robić to co trzeba, wykorzystując to co się ma”. Mów o sobie „ kochający swoją pracę rodzic” zamiast pracująca matka.
11. Wspieraj inne kobiety!

Usiądźmy razem do stołu, kobiety i mężczyźni, i rozpocznijmy debatę.  Pamiętam jak trudno było nam (Women@Thomson Reuters) zaprosić mężczyzn do dyskusji i to nie dlatego, że nie byli zainteresowani, czy nie rozumieli problemu, ale bali się co pomyśli o nich otoczenie. 

Podsumowując zacytuje opinię Forbes opublikowaną na okładce książki:

„To doskonała chwila dla nas – kobiet i mężczyzn – by wreszcie przyjąć do wiadomości fakt, że męski model sukcesu nie sprawdza się w przypadku kobiet, a właściwie w przypadku mężczyzn również się nie sprawdza… Świat potrzebuje kobiet, bo słowo sukces przestało być kojarzone jedynie z pieniędzmi i władzą. Potrzebujemy nowych kryteriów: dobrego samopoczucia, zdrowia, umiejętności wyłączenia się na chwilę, by podładować akumulatory i wreszcie zadowolenia z pracy i życia”.

Tak się składa, że project management też jest zdominowany przez mężczyzn (70%), więc wykorzystując okazję zapraszam wszystkie zainteresowane panie do włączenia się w ten obszar. Nie tylko się nadajecie, ale możecie odnosić wielkie sukcesy!

3 Ways of Engaging Project Sponsors - PROJECT ON TRACK 2

The success of large and complex projects does not depend solely on the Project Manager nor the project team, but is established well before any project activities have started. In this post I would like to share 3 ways of educating and engaging the executives.

1. Create a check list for Senior Managers and make sure is reviewed and action prior to starting a complex project

 In 1994 the UK House of Commons identified 41 key issues and concerns that must be addressed before project initiation. These 41 issues may be grouped into 12 Key Areas as a checklist for senior manager review and action prior to starting a complex project. (Reference:  UK House of Commons Public Account – First Report, Series 1999 – 2000, Improving the Delivery of Government IT Projects)

Source: www.freedigitalphotos.net, by Stuart Miles

Large Project Issues Checklist for Senior Managers

1. Ensure analysing and understanding the implications of introducing new systems for business and customers.
2. Consider carefully the scale and complexity of projects to assess whether they are achievable
3. Delays in implementing projects place them at risk of being overtaken by technological change
4. Make sure project specifications take into account the business needs of the organization and the requirements of users
5. Senior managers have a crucial role to play in championing products, procedures, services, and systems
6. The development of high-quality project management skills within the organization is essential
7. Paying attention to the management of risks and have contingency plans is essential
8. Relations between customer and suppliers have a crucial effect on the success of the project
9. Agreements between customers and suppliers have been set out clearly
10. Review the success of projects as soon as possible so that lessons can be fed back into consideration of later projects
11. Sufficient time and resources spent on ensuring that staff know how to use delivered products, services, and systems.  And proper consideration given to the possible effect the new products, services, or systems may have on productivity in the period following implementation
12. Learning from past mistakes is crucial

2. Make sure Business Project Portfolio and Project Management Portfolio are balanced

Organizations select projects based on their business objectives and needs.  Treacy and Wiersema (HBR, Jan-Feb, 1993: The Treacy & Wiersema Value-Discipline Model looks at 3 different areas or “value disciplines” in which an enterprise can focus: Operating Excellence; Product Leadership; and Customer Intimacy) identified three categories of projects:

• New Product (NP) 
• Customer Value (CV) products or services focusing on  meeting customer needs
• Operational Value (OV) based products and services focusing on low cost, dependability, and no frills. 

Based on this approach we can present our Business Portfolio as the table below.  The cells could be populated in many ways but recommendation is to include at least the number, cost and expected benefits.

Business Portfolio

Both a Business Portfolio of Projects and Project Management Portfolio  can be presented in many ways.  An example of such representation is shown below based on the organizations Capability (staffing, skills, available systems and/or supporting tools) and perceived Requirements Stability.

Project management Portfolio

Unfortunately, different people select projects and different manage them. Therefore, senior managers and project managers must combine their perspectives to minimize project troubles and reduce potential failures.  The Integrated Portfolio - below, combines the two perspectives: strategic need and requirements/capabilities management.  So if your organisation has more projects in the lower right quadrant might be at more risk than one with projects in the upper left.

Integrated Portfolio

Although defining and managing the integrated portfolio of projects falls within the remit of executives and this is not something the individual project manager or project team can or should do, it’s crucial that both the project team and executive management  have the same perception of the position of the project!

   

3. Conduct a brief maturity assessment

In many cases the root cause of trouble can be attributed to the organization’s inability to perform at the needed level -  maturity.  There are a few maturity models available (SEI’s Capability Maturity Model Integrated; Kerzner’s Project Management Maturity Model; PMI’s OPM3).  Each model has as its objective the assessment of an organization’s strengths and weaknesses relative to some series of benchmarked key performance metrics. This again should be done at executive level, although it is advised every project manager to conduct a basic maturity assessment once they have received their project and then use the results in risk management process. 

Sztuka Autoprezentacji, czyli jak cię widzą i słyszą tak cię piszą. In Polish this time.

Zainspirowana spotkaniem z Magdalena Kozłowską, która przedstawiła się jako osoba kochająca ludzi i prowadząca zajęcia na uczelni, zamiast klasycznego „headhunter, absolwentka MBA, trener itd.”, postanowiłam podzielić się swoimi przemyśleniami na temat jak się zaprezentować, aby osiągnąć swój cel, np. wymarzoną pracę, czy wsparcie realizowanej przez nas inicjatywy społecznej.

Myślę, że większość z nas podziela moje zdanie, że najważniejsze powinno być to co mamy w głowie, to co umiemy, a nie jak wyglądamy. Sporo czasu zajęło mi zrozumienie, że w życiu jest inaczej, chociaż cały czas mam z tym problem i moje wewnętrzne „ja” buntuje się, to zaakceptowałam fakt,  że rzeczywistość jest inna i jak cię widzą tak cię piszą.

Bycie sobą to klucz do sukcesu, a to wiąże się z poczuciem własnej wartości.  Duże poczucie wartości oznacza, że jesteśmy wolni, a wolność wpływa na autentyczność! Ludzie cenią nas za otwartość i szczerość, a nie za stanowisko, czy tytuły. Nie raz przekonałam się, że jeśli otwarcie i szczerze mówię o problemach, czy marzeniach, ludzie się otwierają i są gotowi mi pomóc. Magdalena radzi, żeby w odpowiedzi na pytanie „Proszę mi coś o sobie opowiedzieć?” zacząć od czegoś co się kocha. „Zacznij od swojej pasji, bo autoprezentacja to nie tylko nasze doświadczenia zawodowe, a jak mówimy o naszych pasjach to jesteśmy autentyczni”.

„Biznes jest konserwatywny, trzeba nauczyć się grać w tę grę! Jeśli chcemy coś zmienić, zacznijmy od siebie. Zacznijmy od wyglądu i postawy. Ważne jest to jak wyglądamy, osoby ubrane zgodnie z biznesowym „dress code” są  postrzegane jako profesjonalne, gdyż najpierw oglądamy, a potem słuchamy. Odpowiedni strój daje władzę!”

„Ważny jest też głos, wolniej i ciszej znaczy pewniej. Kto pierwszy przerywa ten przegrywa. Głosem można ludzi zaczarować”. Te słowa przypomniały mi o zarzuconych lekcjach emisji głosu – dzięki Magdo, wpisuję na listę działań zaplanowanych na 2014!

I jeszcze kolor, jakże ważny i jakże skuteczny. Zachęcam do zabawy kolorem!

• Czerwony oznacza osiąganie celów, to kolor polityków. Jeśli chcesz coś załatwić, to ubierz się na czerwono!
•  Czarny to kolor prezesów, buduje mur i zauważany jest jako ostatni, więc jeśli chcesz pokazać kto tu rządzi włóż czarną garsonkę lub garnitur!
• Jeśli chcesz zostać zauważony, zapamiętany na dłuższy czas, wybierz biały. Biały to kolor kreatywny, irytuje, nie pozwala na skupienie uwagi.
• Zielony uspokaja, dobry na stres. Jasno zielony skłania do podjęcia decyzji, więc jeśli chcesz coś sprzedać wybierz ten właśnie kolor.
• Szary, świetny w pracy – logiczny i analityczny. Ubierz się na szaro, a zrobisz wrażenie kompetentnego!
• Niebieski to kolor humanistycznych umysłów, świetnie sprawdza się w pracy zespołowej. Osoba ubrana na niebiesko zawsze znajdzie rozwiązanie.
• Granatowy, kolor kadry zarządzającej. W granacie emanujesz wiedzą, twardo stąpasz po ziemi, jesteś błyskotliwy. Mężczyźni w granacie nie znoszą krytyki!
• Turkus to kolor przygody. W turkusie podejmiesz ryzyko, chętniej skusisz się na przygodę!
• Pomarańczowy oznacza dobrą energię, wyciąga z depresji. Kolor hegonistów i kucharzy, gdyż skłania do jedzenia.
•  Fioletowy to kolor rozwoju – rozwój duchowy i osobisty. Pomaga skupić się na sobie i rozwijać, natomiast odradzany w pracy, gdyż rozprasza.
• Żółty natomiast pomaga  się skupić, dlatego też ściany w szkołach maluje się na żółto!
•  Różowy to kolor emocji i empatii. Kolor, w którym nam się pobłaża!
•  W beżowym będziemy bezpieczni. To kolor pewności siebie, więc w beżowym wszystko nam się uda!
•  Brązowy (swego czasu mój ulubiony) to kolor służby i pracowników niższego szczebla. Osoby ubrane na brązowo chcą być potrzebne, podzielą się z wami, bardzo łatwo je wykorzystać. Kobiety w brązach mają skłonność do popadania w niekorzystne związki. Na pocieszenie, ubrani na brązowo to dobrzy ludzie!

Więcej na temat kolorów i jaki mają wpływ na sukces tutaj.

Zapamiętaj 3 rzeczy,  liczy się:

WYGLĄD,

KOLOR i

GŁOS!

A na koniec, 3 wskazówki od Magdy: 

1. Nie spinajcie się na stanowisko: „kiedyś byłam buntowniczką, dzisiaj jestem urzędniczką”
2. Pisząc o sobie napiszcie coś o czym marzycie, a nie tylko to co robicie. Napiszcie to!
3. Stres jest pierwszą rzeczą, nad którą należy panować!

Value-Based Project Management by Standish Group

I’ve just attended a very interesting webinar on “New Rules for IT Project Value”, which I would like to share with you. Rather than measure projects by the expected “triple constraints” (cost, time, and quality) Standish Group came up with a value measurement system. Value-Based PM is a set of rules that can be used in any environment to create project value.

Source: www.freedigitalphotos.net by KROMKRATHOG

To achieve a Value-Based PM environment, Standish Group recommends following these 20 rules:

Rule #1 Leaders should lead. And this does not apply to PM but to a skilled executive sponsor! Each project should have such a sponsor who is responsible for inspiring, promoting collaboration, decisions & consensus!

Rule #2 Speed thrills.  A quick user feedback throughout the project is essential!

Rule #3 The Rule of Three. Good things come in threes. Limit your project goals to 3.

Rule #4 Complexity causes confusion and costs.  Make it simple.  The best way to solve a complex problem is to find a simple solution.

Rule #5 Don’t fail to fail. That’s my favourite. So many people around me do not take decisions because they are afraid of failure. I say, only people who do not do anything do not fail. You cannot make real progress without risk.

Rule #6 Smaller is better. Divide your project to smaller chunks/phases, as small projects deliver value and it’s much easier to keep the motivation up when you deliver quickly!

Rule #7 Run emotions high. Nothing affects project value more than the organisational culture. Understand the level of your company emotional maturity and constantly work to improve it.

Rule #8 Eagles don’t flock. Engage highly talented people who understand both the business and the technology.

Rule #9 Just do it.  Take decisions in a timely manner. Value-Based PM recommends the organization measure, benchmark, and improve the decision-making process.

Rule #10 The Rule of Ten. Focus on quality versus quantity. It’s better to deliver 1 quality feature than 2 poorly constructed ones.   At each quality level you will pay 10 times the cost to find and correct defects.

Rule #11 Always be communicating. 3 ways of improving communication in your project: 1) Have one central place. 2) Allow for personal communication preferences. 3) Make your customer a part of your team! If you are interested in more please read my article (in Polish) in Magazyn Zarządzanie Projektami (4^th edition) or here.

Rule #12 People over process. People over process. Create and maintain community – a unified body of individuals with common interests interacting and collaborating! Collaboration creates value. More on collaboration in my previous post.

Rule #13 Only do what is important. The Standish Group has found that fewer than 20 percent of software features actually get used. The Standish Group also has concluded that most PM processes and tools do not add value but rather add overhead to the project. Scary? Isn’t it?

Rule #14 Don’t confuse activity with progress. Agile methods focus on delivering product and not on useless processes. Agile methods consist of iterations, small groups, fast feedback, and continuous retrospectives.  Implementing an agile process or methodology using a small project philosophy goes a long way toward adopting a Value-Based PM environment.

Rule #15 Don't reinvent the wheel. Use existing components instead of building it from scratch.

Rule #16 A fifth of a loaf is better than none. Value-Based PM focuses on the obvious needs. Requirements are always incomplete!

Rule #17 Action is better than clarity. Project teams should reduce or give up control of the business objectives to encourage and promote innovation. In Value-Based PM the business objectives are dynamic as the project progresses. 

Rule #18 Only count what counts. Select only three measurements and track those measurements. 

Rule #19 Lay a good foundation. Have a standard operating infrastructure and standard development environment!

Rule #20 Tools are for fools. Sophisticated tools cost and add work to feed them. The investment in these tools takes away from more value efforts such as improving executive sponsorship, emotional maturity, and the decision process.  

"Top 10 Organization Challenges that Limit Project Success” by Tom Mochal - PROJECT ON TRACK 1

I wish you a Happy New Year and  hope that 2014 brings each of you new challenges and opportunities! I would like  ''Project on track'' to be the theme of 2014  and therefore would like to start a series of articles on how to make sure your project is successful. Let’s start from “Top 10 Organization Challenges that Limit Project Success” by Tom Mochal which I would like to share with you.

I met Tom Mochal at 8th International PMI PolandChapter Congress, which took place 2-3 December 2013 in Westin Hotel in Warsaw. Tom Mochal is the founder and president of TenStep Inc., a global company that specializes in consulting and training in business methodologies. He is also the author of „Lessons in People Management” and „Lessons in Project Management”.

1.     Active Projects Congestion

Problem: Very often there are too many projects opened as sponsors think that if a project is important needs to be started.

Solution: The best way to finish a project quickly is to staff it optimally. Fewer projects in portfolio means more stuff completed by the end of the year, so prioritize your projects and start when you have resources.

2.       Enhancement Distraction

Problem: Too many operational enhancements (small projects between 2-20 hours) might consume resources to be used on more important projects.

Solution: Squeeze enhancements to smaller percentage, so you have more resources to work on projects.

3.       Support/Operations Overload

Problem: Similar to enhancements support/operational work takes too much effort.

Solution: As projects is what get you to the future state make operational work as efficient as possible. Live with lower, but acceptable level of service!

4.       Resource Allocation Fog

Problem: You don’t know where resources are assigned and it’s crucial you understand when people have capacity for more work.

Solution: You need just minimal capacity of tracking people and work, so do not make it complicated. A simple high level s/sheet (updated monthly) to track resources by project, operations and support will be sufficient!

5.       Can’t Change

Problem: Very often people give up when they struggle with change. Usually is a result of a lack of governance and sponsorship.

Solution: Do not implement change unless you have senior management support!

6.       Mismatched PMO Expectations

Problem: Managers want PMO to “make it happen” and PMO cannot “make it happen”. You are only as much of successful as your sponsor is!

Solution: PMO provide information to managers who provide governance! Governance is management not PMO responsibility. This mismatch of expectation leads to dysfunction.

7.       Lack of Accountability

Problem: No one meets their commitments – it’s organisational wide: PMs, team members, managers. No one really cares.

Solution: Start a change initiative. First,  people need to understand their commitments – document them! Managers must hold staff and each other accountable for meeting commitments.  Add to performance review process – otherwise meaningless!

8.       Project Manager Isolation

Problem: Both sponsors and line managers do not support Project Managers!

Solution: Change the culture! Make sure everyone in organisation understands project management at practical level! Ensure everyone knows their role!

9.       Conflicting Roles

Problem: Roles and responsibilities are not clear – it applies to people and committees! Committees compete or overlap.

Solution: Document roles and responsibilities and rationalize across roles to minimize the confusion and overlap.

10.   Throwing PMs under the Bus.

Problem: Blaming project manager for all project ills!

Solution: Stop it!

Delivering projects, not operations/support work, is what get you to the future state – projects move a company towards goals/strategies. Project management enables projects to be more successful. Make sure the project management and other processes in your organisation work together for optimal results.