Tym razem po polsku, wersja angielska pojawi się wkrótce. English version soon.
1.
Brak przywództwa
Przywódcy powinni przewodzić. I nie dotyczy to Project Managerów, ale wprawnych sponsorów strategicznych. Każdy projekt powinien mieć sponsora, który jest odpowiedzialny za inspirowanie, promowanie współpracy, decyzje i konsensus.
• Zapewnij przejrzystość celów projektowych oraz ustal jasne kryteria sukcesu dla każdego projektu
• Jasno artykułuj przypadek biznesowy, czy powód, dla którego zmiana jest konieczna
• Komunikuj jak ten projekt realizuje wizję, strategię i misję
• Komunikuj odpowiedzialność i personalne zaangażowanie w project.
 |
| Żródło: www.freedigitalphotos.net, autor: Stuart Miles |
2. Brak kultury wspierającej pracę projektową
• Twórz klimat organizacji, w którym projekty mają szanse na sukces: zaufanie, otwarty dialog, współpraca, kreatywność, dzielenie się pomysłami, rozwiązywanie problemów, podejmowanie decyzji, dotrzymywanie obietnic.
• Utrzymuj emocje na wysokim poziomie. Nic tak nie wpływa na wartość projektów jak kultura organizacyjna. Spróbuj zrozumieć poziom dojrzałości emocjonalnej organizacji i ciągle go doskonal
• Nie zapomnij popełniać błędów….
• Ludzie ponad procesy. Stwórz i utrzymuj społeczność – jednolite ciało indywidualności,zespół, który dzieli wspólne interesy i współpracuje.
3. Brak zrozumienia skali i złożoności projektu
Organizacja starannie przeanalizowała skalę i złożoność projektów upewniając się, że ich cele są osiągalne.
• Upewnij się, że zaproponowane ramy czasowe są realistyczne
• Zadbaj, żeby inicjatywy zostały podzielone na wykonalne projekty, a kolejny projekt był rozważany w świetle rezultatów wcześniej zrealizowanych projektów
• Ustal jasne priorytety dla czasu, kosztu i wymogów jakościowych
• Upewnij się, że została zdefiniowana dostateczna liczba punktów kontrolnych w projekcie, zapewniająca zatrzymanie projektu w przypadku zmian w otoczeniu, które uniemożliwiają osiągniecie opłacalnych korzyści biznesowych
• Mniej świadomość jak ważne jest zatrzymanie projektu, który nie przyniesie opłacalnych korzyści biznesowych
4. Zbyt wiele rozpoczętych projektów
Bardzo często za dużo projektów jest rozpoczętych, gdyż sponsorzy myślą, że jak projekt jest ważny to trzeba go uruchomić.
• Najlepszy sposób na szybkie zrealizowanie projektu jest jego dobre obsadzenie w zasoby. Mniej projektów w portfelu oznacza więcej zrealizowanych projektów w ciągu roku. Ustal priorytety i rozpoczynaj projekt tylko wtedy kiedy masz odpowiednie zasoby.
5. Brak elastyczności / adaptacyjności
Przewiduj niespodzianki!
“ Organizacje funkcjonują w ciągłym, zmieniającym się, konkurencyjnym otoczeniu, więc zakres może się zmienić, szczególnie jeśli to jest duży project” David West
• Zapewnij, że plany projektowe są na tyle elastyczne, że pozwalają na zmiany wynikające z pojawienia się nowych rozwiązań technologicznych oraz nowych okoliczności
• Istnieją znaczące korzyści fazowego wdrażania systemów. Podziel projekt na fazy.
6. Mikrozarządzanie
Mikrozarządzanie to jeden z najbardziej kardynalnych błędów sponsora. Kiedy zbudujemy zaufanie pomiędzy sponsorem i project managerem, podzielimy role i odpowiedzialności, regularnie się komunikujemy, mikrozarządzanie nie powinno być problemem.
• Daj uprawnienia zespołowi, zadbaj o budowanie samo-organizujących się zespołów, wewnętrzną motywację i zaufanie.
7. Brak lub niedostateczne zarządzanie ryzykiem – zarówno zagrożeniami jak i szansami
• Zadbaj, żeby decyzje dotyczące projektów, zarówno na etapie rozpoczynania jak i realizacji opierały się o rygorystyczne ocenianie kosztów i korzyści oraz realistyczną ocenę ryzyka
• Upewnij się, że istnieje proces zarządzania ryzykiem projektowym wraz ze zdefiniowanymi osobami, które są uprawnione do podejmowania decyzji w zakresie kosztów, korzyści i zmian ryzyka podczas trwania projektu
• Zadbaj, aby ocena ryzyka odbywała się na każdym etapie projektu, w szczególności ocena zasadności przypadku biznesowego w świetle zmieniającego się otoczenia.
8. Brak zaawansowanej wiedzy i umiejętności zarządzania projektami w organizacji
Rozwój wiedzy eksperckiej z zarządzania projektami jest kluczowy. Cała organizacja, zarówno sponsor, project manager jak i zespół powinni mówić tym samym językiem.
• Zapewnij, że zarządzanie projektami jest znaczącą profesją
• Zapewnij, że dobre praktyki zarządzania projektami są zrozumiałe i przestrzegane w całej organizacji
• Nagradzaj kierowników projektów za realizację celów projektowych z sukcesem
• Zachęcaj kierowników projektów do informowania kierownictwa wyższego szczebla o potencjalnym ryzyku. Zachęcaj do proaktywnego działania, a nie tylko realizowania tego co zostało zaplanowane, również w zakresie przyjętej metodyki zarządzania projektami.
9. Brak lub niedostateczne relacje klient - dostawca
Relacje pomiędzy klientem i dostawcą odgrywają kluczową role w sukcesie projektu.
• Zapewnij, że organizacja utrzymuje bliskie relacje z dostawcami, ale unika nadmiernego uzależnienia się od nich, biorąc pełną odpowiedzialność za postęp w celu osiągnięcia zaplanowanych korzyści
• Upewnij się, że organizacja zapewnia zrozumienie ról i odpowiedzialności oraz takie same zrozumienie przez wszystkich kluczowych określeń i terminów zakończenia
• Zapewnij, że istnieje ciągły proces zarządzania kontraktami podczas trwania projektu, który pozwala na zmiany w wymaganiach. Celem jest zarządzanie kontraktem, a nie nadzorowanie jego przestrzegania.
10. Brak systemowego dzielenia się doświadczeniami z projektów
Bardzo ważne jest, żeby organizacja wyciągała wnioski z popełnionych błędów, planowała jak może lepiej zarządzać zasobami w celu osiągania większych korzyści w przyszłości.
• Zapewnij, że organizacja przegląda projekty tak szybko jak to tylko możliwe, dzięki czemu doświadczenia projektowe mogą zostać wykorzystane w kolejnych projektach
• Upewnij się, że przeglądy są prowadzone w atmosferze otwartości, a ich celem jest usprawnienie realizacji przyszłych projektów
• Zapewnij, że retrospektywy odbywają się z poziomu projektu, portfela jak i całej organizacji.
Kilka faktów zamiast podsumowania (źródło: PMI’s Pulse of the Profession)
Cel
81 % efektywnych organizacji (80% projektów kończy się na czas, w budżecie i zakresie) ma aktywnych sponsorów. Tylko 45 % nieefektywnych organizacji ma aktywnych sponsorów.
Strategia
66% inicjatyw strategicznych kończy się sukcesem jeśli ma zaangażowanego sponsora. W przypadku braku zaangażowania sponsora tylko 41 % inicjatyw strategicznych odnosi sukces.
Zmiana organizacyjna
81% organizacji o wysokiej skuteczności wdrażania zmian organizacyjnych deklaruje częste angażowanie sponsora strategicznego do inicjatyw strategicznych. W przypadku organizacji o niskiej skuteczności wdrażania zmian tyko 25% korzysta ze sponsora strategicznego.
Złożoność
Aktywny sponsor jest na drugim miejscu po komunikacji na liście krytycznych czynników sukcesu złożonych projektów.
