Thursday, December 25, 2014

My Story - "If you can dream it, you can do it"

Whish you all your dreams come true!

My story in English this time, Polish version here.



That was a hot May weekend, Marseille, France. For a few last year these days I have been attending PMI Leadership Institute Meetings (LIMs). LIMs are designed to inspire and support PMI leaders by offering face-to-face opportunities to connect with and learn from fellow volunteer leaders. For me LIM is more than a conference. This is a very inspiring and motivating event with focus on networking and exchanging experience.

During one of discussions my friend mentioned a request for a few Project Managers from an abroad company. A light bulb went off in my head – there’s a demand. For last few year I had been dreaming about my own company. Dreadful decision – it’s so difficult to leave our comfort zone. Global organisation, the newest technology, nice people, benefits, status and a job I love.

At the end of the event, Jim Lawless with “Ten Rules for Taming Tigers” made the audience laugh and cry. After the emotional, entertaining and inspiring speech I had one question in my mind: „Who is writing your story? You or your tigers? There’s only one answer: „Corp has written at least a few chapters”. I need to read the book “Timing Tigers. Do things you never thought you could” and know there’s high time for change.

Got a copy of book with the special dedication: „Gosia, write your story!”



Next LIM, Istambul, Sahar Hashemi talking on how she left a corporate world and founded Coffee Republic, the United Kingdom’s first U.S. style coffee bar chain, with her brother and built it into one of the UK’s most recognised high street brands. I had my company registered, but still working full time for someone else. Full time job, volunteering for PMI left no time for my own business. In July I had decided to give the notice with the feeling of freedom!


Next conference, October 2013, Orlando, and Carey Lohrenz, who thanks to her winning attitude became navy’s first female F-14 fighter pilot and her words:
“Be a catalyst, question the that to says "I'm not ready yet (do you remember "timing tigers"?), find a third way, be brave, take risks and be committed to excellence! Nothing beats experience and there's only ONE thing that makes a DREAM impossible to achieve: The FEAR of FAILURE! And finally the question: What are you going to do? I had my plan in place which changed my life.

AgilePMO arose with the combination of passion and market demand for efficient project management approaches to deliver expected results, greater business value and competitive advantage.

During last year I’ve managed to start a cooperation with a few clients in Poland and abroad. Have created and delivered innovative training and workshops and joined the team which work on a new project management approach that is entirely complementary to the existing standards and methodologies.  And last, but not least I’m opening an office in London.


If you can dream it, you can do it. Walt Disney

Wednesday, December 24, 2014

Moja historia - wszystkim, którzy się boją realizować swoje marzenia.

Whish you all your dreams come true. My story in Polish, English version to follow.

W tym magicznym dniu życzę Wam, abyście spełniali swoje marzenia, te małe, te wielkie i te najbardziej szalone. Z dedykacją dla wszystkich, którzy się boją, moja historia.


To był gorący majowy weekend 2012, Marsylia, od kilku lat spędzam go na Project Management Leadership Institute Meeting (PMI LIM), czyli konferencji liderów PMI. Spotkania te są niezwykle inspirujące. Kiedyś zastanawiałam się dlaczego? Teraz już wiem, bo spotykają się ludzie, którzy dzielą tę samą pasje. W przerwie, kolega opowiada, że zgłosiła się do niego firma z zagranicy, która potrzebowała kilkunastu Project Managerów. U mnie zapala się lampka, czyli zapotrzebowanie jest? Od kilku lat chodzi mi się w głowie własna firma. Trudna jednak to dla mnie decyzja, niełatwo opuścić korporacyjną strefę komfortu. Globalna organizacja, najnowsze technologie, fajni ludzie, benefity, pozycja oraz praca, którą kocham.

Ostatnie wystąpienie zamykające konferencję „Ten Rules for Taming Tigers” (pol.: 10 zasad jak ujarzmić tygrysy) Jima Lawlessa, robi na mnie, i nie tylko na mnie niesamowite wrażenie. Sala śmieje się i płacze. Na koniec w głowie mam tylko jedno:  „Who is writing your story? You or your tigers? Kto piszę moją historię? Ja? Czy jednak moje tygrysy? Odpowiedź jest jedna. Korporacja, napisała przynajmniej kilka rozdziałów. Muszę mieć jego książkę, pomyślałam, i już wiem, że najwyższy czas, żeby coś zmienić.

Książkę dostaję w prezencie, z dedykacją: „Gosia, write your story!”


Maj 2013, kolejny LIM, tym razem Istambuł. Sahar Hashemi opowiada historię jak porzuciła korporację i wraz z bratem założyła sieć kawiarni Coffee Republic. Ja już otworzyłam firmę, ale cały czas boję się opuścić strefę komfortu. Ciągnę 3 wozy: etat w korporacji, pracę w stowarzyszeniu i próbuję rozwijać wymarzone biuro zarządzania projektami,  na które tak naprawdę nie wystarcza już czasu. W lipcu składam wypowiedzenie i czuję niesamowite uczucie wolności.


I kolejna konferencja, wrzesień 2013, Orlando, wystąpienie Carey Lohrenz, która tylko dzięki swojej determinacji została pierwszą kobietą pilotem  myśliwca F-14 i jej słowa: „ Jest tylko jedna rzecz, która powoduje, że nie realizujemy naszych marzeń – strach przed porażką.  Znajdź trzecie wyjście, bądź odważna, podejmuj ryzyko!”, a  na koniec pytanie: „Co masz zamiar zrobić?” Tym razem mam już plan, który zmienia moje życie.

I tak, z połączenia pasji i potrzeby rynkowej na nowoczesne koncepcje zarządzania przedsięwzięciami, zrodziło się biuro zarządzania projektami AgilePMO.

W ciągu ostatniego roku udało mi się nawiązać współpracę z kilkoma firmami w Polsce  i za granicą. Tworzę i prowadzę innowacyjne warsztaty i szkolenia oraz dołączyłam do międzynarodowego zespołu, który pracuje nad nowatorską i unikatową koncepcją zarządzania projektami, komplementarną do istniejących metodyk i podejść. Wkrótce też otwieram biuro w Londynie.

If you can dream it, you can do it. Walt Disney


Sunday, December 21, 2014

A reflection from 9th International PMI Poland Chapter Congress - part 2

As I have promised in one of the previous posts I’m going to share more on 9th International PMI Poland Chapter Congress held 24-25 November in Radisson Blue, Warsaw. This post will cover some highlights from Mike Griffiths, opening day 2 of the event, and Eduardo Braun, the conference closing speaker.

Mike Griffiths with his presentation titled: “Timing Today’s Complex Project with Agility” kicked off the second day of the Congress. Mike is an award winning project manager focussed on delivering exceptional results, a contributing reviewer to the PMBOK Guide v3-v5 and co-author of the “Software Extension to the PMBOK Guide”.  He has been involved in agile methods since 1994 when he helped create Dynamic Systems Development Method (DSDM ), co-founder the PMI Agile CoP and served on the steering committee developing the PMI-ACP Certification. Mike’s focus on agile is very practical, bringing real business benefits in incremental steps via lean and agile approaches. He is also a teacher (ex: Agile Project Management for the PMI SeminarsWorld program) and a writer - wrote the best selling RMC PMI-ACP Exam Prep book and maintains the blog www.LeadingAnswers.com.

I have a chance to speak to Mike a few times during the Congress and had a pleasure to attend his workshop on risk management. What I really like about him and his approach is the flexibility and adaptability – although he believes Agile brings benefits, he does not rule out the usefulness of traditional project management. We share the same pint of view – there’s no silver bullet, use what suits the best the situation.

According to Mike today’s wicked problems are difficult to plan and manage using traditional project management. These problems are:
  • Knowledge Worker Project Management
  • Evolving Business Problems
  • Changing Requirements
  • Emerging Technology
  • Intangible: transform Ideas not Concrete or Steel
  • Requiring Collaboration from Divergent SMEs

Some tips from Mike:
  1. Create and communicate vision ( It’s  difficult to drive in fog!)
  2. Build trust that fosters collaboration. Create a safe learning environment
  • Environment of trust and safe contribution - no need for CYA (Cover Your Ass)
  • Set an example: admit mistakes and share information
  • Ask questions: Do you have what you need? Where do you think we are vulnerable? Where are we not meeting goals?
3. Share power/information
  • Shift of focus from micro-management to navigation and communication
  • Shift from control to share plans. I love the definition of Gantt Chart: “ a seduction of certainty”.
4.       Challenge the Status Quo
  • Search for innovative ways to change, grow and improve
  • Experiment and take risks by constantly generating small wins and learning from mistakes
5.       Support staff through change – Virginia Satir Model – more on the model in one of my previous posts.



And the last but not least, Eduardo Brown, closed the conference with his inspiring speech: From Project Manager to Program Leader” and left the audience thinking.

Eduardo Braun, as described by Rudy Giuliani,  “is a visionary. … an insightful and provocative interviewer who conducts both an enjoyable and highly-constructive conversation”. Director of the HSM Group -the first global multimedia management company- for over 12 years, Eduardo interviewed many history-making personalities like William Jefferson Clinton, Rudy Giuliani, Tony Blair, Mikhail Gorbachev, Felipe González, Ingrid Betancourt, Alvaro Uribe or the Nobel Prize winners Muhammad Yunus, Joseph Stiglitz and Paul Krugman. He received lessons on management from gurus such as Peter Drucker, Michael Porter, Philip Kotler, Ram Charan, and Tom Peters. Business leaders from the most successful companies like General Electric (Jack Welch), Disney (Michael Eisner), Southwest Airlines (Herb Kelleher), and Lucas Films (George Lucas) shared their experiences and their path to success with him.


Eduardo stressed the important of culture - not a part of strategy but a strategy.  What is a culture? “The definition of Sense of purpose, passion, hope, sense of community, self-confidence, trust, self esteem, pride, happiness, engagement and other positive states of mind”.
Ask yourself 5 questions:
  1. What’s the dream? VISION has to be ambitious, simple to communicate, and inclusive. It is beyond ideas, it is about the emotions to achieve them. Being part of the vision fosters pride and sense of belonging.
  2. Do you deeply care for PEOPLE?
  3. Rather CONNECTION than COMMUNICATION. Are you connected with your people
  4. LEADERSHIP. Are you empowering people?
  5.  CULTURE. Are you proud, engaged and happy?
KEY CULTURE LEVERS
  • Vision: The Dream
  • People: Values
  • Communication: Trust
  • Decision Making: Strategic Behaviours

 Some more tips on culture:
  1. “Be authentic! Be authentic! Authenticity is one of your greatest attributes. Jack Welch
  2. The future of leadership is feminine.
  3. Your culture is the heart of your brand.
  4. Corporate culture is embedded in general culture.
  5. Be the new CEO: Chef Emotions Officer!
  6. Build your Culture Plan!

PMI Poland Chapter members can access the recording of Mike’s presentation here

Thank you very much all of You who contributed to this tremendous event and see you next year!
Photo by Grupa Obiektywni

Monday, December 15, 2014

“The Single-Minded Project. Ensuring the Pace of Progress”, Martin Price - book review

Today’s complex projects require from all project players, including the executive management and clients, the highest level of collaboration, like playing in an orchestra and that means for many organisations a mind-set change.  Martin Price’s book „The Single-Minded Project. Ensuring the Pace of Progress” presents a new perspective on project management. An innovative and unique approach, which not only introduces new terms, better emphasizing particular characteristics embedded within those concepts, but what’s more important offers a project success prescription that is entirely complementary to the existing methodologies. As you can find a few reviews/articles in English, I have decided to post the review in Polish. For English please visit Martin's website, where you can find the code allowing you to buy the book at the discounted price - valid till end of December 2014. Ian Whittingham's review can be found here and Marin's article here and blog post here.

Sukces projektu w dużej mierze zależy od zachowania jego uczestników.
Dynamicznie zmieniające się otoczenie, takie jak rozwój technologii, rosnące wymagania klienta, konkurencja, wymuszają na organizacji większej elastyczności i efektywności działania. W związku z tym organizacje poszukują nowoczesnych koncepcji zarządzania, które zapewnią im przewagę konkurencyjną i pozwolą osiągnąć sukces na rynku.
Spowolnienie gospodarki oraz wzrost znaczenia innowacji wpływa na złożoność i ryzykowność przedsięwzięć, a to na wzrost zainteresowania zarządzaniem projektami. Ale dziś dobrze zdefiniowany proces, metody i narzędzia nie wystarczą, aby osiągnąć sukces. Projekty robią ludzie, z ludźmi i dla ludzi i choć efektywne procesy i systemy są ważne, to nie zastąpią one dojrzałego, otwartego, a często duchowego dialogu, pomiędzy „graczami”, tak Martin Price nazywa interesariuszy, czyli wszystkich, którzy współdzielą odpowiedzialność za rezultat projektu. Coraz częściej ludzkie i społeczne aspekty decydują o powodzeniu lub porażce. Zachowania ludzi, czyli dzielenie się pomysłami, stawianie czoła problemom, podejmowanie decyzji, czy dotrzymywanie obietnic, to obszary, których nie można pominąć.
Nowa książka Martina Price’a „The Single-Minded Project. Ensuring the Pace of Progress” to zupełnie nowe spojrzenie na zarządzanie projektami. Nowatorska i unikatowa koncepcja, która nie tylko wprowadza nowe, trafniej definiujące ich znaczenie, terminy projektowe, ale przede wszystkim podaje spójny, a co najważniejsze komplementarny, przepis na sukces, niezależnie od wybranej metodyki, czy podejścia do zarządzania projektami.

Chętni i kompetentni ludzie
Projekt, w odróżnieniu od procesu, to często sytuacje, których nie da się przewidzieć, dlatego też od wszystkich jego uczestników wymagana jest umiejętna komunikacja w podejściu do problemów, niepewności, niejasności i niezgodności. Projekt to szereg decyzji do podjęcia, których trafność w dużej mierze będzie zależała od zaangażowania poszczególnych graczy oraz dojrzałości organizacji.
Zarządzanie projektem można porównać do przewodzenia ekspedycji, gdzie zaangażowanie i współpraca uczestników decydują o jej powodzeniu. Projekt, z definicji jest unikatowy, więc odkrywa nieznane dotychczas terytoria, dlatego też przed graczami stawia się dodatkowe wymagania. Oprócz wiedzy eksperckiej, krytyczne są umiejętności społeczne, takie jak dojrzałość emocjonalna, czy polityczna wrażliwość. Gracze wytyczają kierunki dla projektu oraz tworzą tymczasową, dostosowaną do sytuacji organizację. Gotowy proces, czy metodyka ma tu niewiele do zaoferowania, w przeciwieństwie do myślenia, przywództwa oraz indywidualnego wkładu każdego z uczestników projektu, dlatego też każdy projekt potrzebuje zarówno kompetencji eksperckich jak i społecznych.

Chętna i kompetentna organizacja
Chociaż kompetencje i chęci uczestników projektu są niezwykle ważne, jeszcze ważniejsza dla sukcesu projektu jest organizacja, w której oni funkcjonują. Zarządzanie projektami w dużej mierze zależy od kultury organizacji. Wzorce przedsiębiorczych, często ryzykownych zachowań, wspólne wartości, dialog, przywództwo, determinacja, kompromis, adaptacyjność, zaangażowanie i współpraca to niezbędne i niezwykle ważne cechy „reżimu projektowego”. Tak Martin Price nazywa organizację projektową, czyli „ tymczasową, często skupiającą ludzi pracujących w różnych miejscach, organizację, mieszankę różnych interesów, preferencji i pojedynczych uczestników (tzn. graczy).

Tempo postępu projektu
Tempo postępu projektu to „prędkość z jaką projekt realizuje zaplanowane wymagania dotyczące jakości, szybkości i wartości.”  Prędkość wynika z potrzeby reżimu projektowego wyważenia szybkości dostarczania (na lub przed czasem)  ze spełnieniem lub przekroczeniem wymagań jakościowych lub realizacji specyfikacji. A to wszystko po to, żeby zmaksymalizować tempo realizacji projektu, ale bez pośpiechu, czyli jak to Martin Price określa z łaciny festina lante - „wolny pośpiech”.
Tempo postępu projektu zależy od odporności organizacji, determinacji, adaptacji oraz innych zachowań, które wpływają na skuteczną realizację projektów, często jednak ignorowanych na rzecz procesów i metodyk. The Single-Minded Project pokazuje jak te zachowania mogą zostać wykorzystane do osiągania oczekiwanych przez organizacje rezultatów.

Dziewięć kluczowych kompetencji reżimu zarządzania projektami
To co umożliwia organizacji projektowej z sukcesem zrealizować jej cele, to dziewięć kluczowych kompetencji, inaczej kluczowych cech efektywnego zachowania w zarządzaniu projektami,  które zostały opisane w dziewięciu rozdziałach składających się na całość książki The Single-Minded Project. Podsumowanie tych dziewięciu obszarów znajduje się w poniższej tabeli.
©2013 Engagement Works Ltd – Martin Price
Nowe podejście
Jak pokazują raporty, większość projektów kończy się porażką lub po walce z problemami  (63% wg. Standish Group Chaos Report). Projekty nie udają się z tych samych „nudnych i powtarzalnych” przyczyn, jednak pomimo, że znamy je od lat nie udaje nam się znaleźć rozwiązania. Dlatego też potrzebne jest nowe podejście.
Sukces projektu w dużej mierze zależy od morale zespołu, wzajemnego zaufania i wsparcia, dzielenia się pomysłami, stawiania czoła problemom, podejmowania decyzji, czy dotrzymywania obietnic. Dzisiejsze projekty wymagają od wszystkich graczy, włączając kierownictwo wyższego szczebla i klienta, najwyższego poziomu współpracy, niczym grania w jednej orkiestrze, a to dla wielu organizacji oznacza zmianę sposobu myślenia.
Świadomość, że dzisiejszy świat wymaga od nas często rzeczy niemożliwych powoduje, że  profesja zarządzania projektami staje przed nie lada wyzwaniem!

To co proponuje Martin Price w swojej książce, to nowe spojrzenie na zarządzanie projektami z perspektywy ludzi i organizacji, komplementarne do istniejących standardów i metodyk. To spójny przepis na sukces, który krok po kroku pokazuje jak poradzić sobie z najtrudniejszą do zarządzenia złożonością socjo-polityczną, jakże często zaniedbywaną i rzadko opisywaną w literaturze zarządzania projektami. The Single-Minded Project to lektura obowiązkowa dla wszystkich, którym zależy na sukcesie projektu. 

Thursday, December 4, 2014

A reflection from 9th International PMI Poland Chapter Congress - Megaprojects challenges by Virginia A. Greiman

I had a pleasure to open this year’s International PMI Poland Chapter Congress, held 24-25 November in Radisson Blue, Warsaw and gathered 300 delegates.

To summarize the event let me quote two keynote speakers.

"This was the best conference I've attended. The content was terrific. People were friendly and welcoming. Speakers has opened my mind to things I was not aware of. That was a tremendous event". Virginia A. Greiman

“I wanted to thank you all very much for your professionalism and hospitality! I spent a couple of wonderful days, where everything was so professionally prepared by you that I could focus on delivering my speech and message, which was the ultimate goal! Please extend my thanks and congratulations to the rest of the team” Eduardo Braun.

This year’s participants could choose between two thematic paths: “Megaprojects – Mega Challenges” and “Beyond Agile”. A lot of great speakers and topics, fruitful networking thanks to Grzegorz Turniak and BNI and a lot of inspiring people. 

In my next few posts I would  like to focus on a few sessions I have attended. Let's start from an opening keynote speaker.

The event was kicked off by  Virginia A. Greiman, a Great Woman who I really admire not only for what she does but mainly for who she is – thank you Virginia, I’m very lucky to meet you in person.

Virginia A. Greiman, professor in the management of Megaprojects and Planning at Boston University, holds academic appointments at Harvard University Law School, and Harvard Kennedy School of Government. She lectures and teaches internationally and her published research focuses on innovation megaprojects, project complexity and sustainability and program governance. She has held executive and advisory positions with several of the world’s largest megaprojects including Boston’s Central Artery/Tunnel Project, California’s High Speed Rail Project, the UK’s Crossrail Project. Her recently published book is entitled: Megaproject Management: Lessons on Risk and Project Management from the Big Dig, John A. Wiley & Sons, Publishers, New York, London, Hoboken.


Virginia started her speech titled “Global challenges of mega-projects” from the definition of a megaproject: “any project of $1 billion or more in size, or projects of a significant cost that attracts a high level of public attention or political interest because of substantial direct and indirect impact on community, environment, and state budgets.” Federal Highway Administration.
I like the definition of Altshuler’s she has shared: “Initiatives that are physical, very expensive , and public.”

Then she moved to the definition of success? Time & Budget? Goal? Or Sustainability? Measuring the success of a megaproject is not linear. There are twists and turns not only in terms of engineering and the emergence of new technology, … but in the moving target of public expectations.”


Some take aways from the presentation:
  • Megaproject investments are for future generations as real worth takes decades.
  • Megaprojects require “Transparent Systems” due to their complex, interrelationships with the communities and the citizens it servers.
  • Integration is crucial. On Central Artery/Tunel 10 Programs have been integrated – for details see the picture – Top 10 Programs.
  • Sustainability is more important than iron tringle (cost, time, scope). Megaprojects always cost more! We need to accept it!
  • Sustainability is multidimensional and extends to economic, social, financial, technological, institutional and environmental benefits!
  • Use megaprojects as opportunities! Opportunities to extend your technological approach. Opportunities to reduce poverty in developing countries, to build schools, find the cure etc.. Megaprojects can be Transforming – Seize the Moment!!!
  • Extend your planning stage as long as you can. Develop more sharing knowledge and goals. Set other performance based measurements than schedule - you cannot achieve sustainability through speed.
  • The greatest challenge in megaprojects is politics. Dealing with consistency is crucial. Change management for project managers is essential skills. If you want to solve a problem start a project!


PMI Poland Chapter members can access the recording of Virginia’s presentation here.


More about Megaprojects’ path can be found in the article (in Polish).

Thank you very mych all PMI Poland Chapter volunteers for make it happen. Great job! Well done!