Monday, March 17, 2014

Creativity, live sketching and storytelling .... meeting Erica Hargreave

Great is the human who has not lost his childlike heart”
— Mencius (Meng-Tse), 4th century BCE

IBM study reveals that creativity is the most important leadership quality followed by integrity and global thinking . Creative leaders are more prepared to break with the status quo of industry, enterprise, and revenue models. More on creativity in one of my previous posts.

In order to stimulate creative thinking and unleash the creative potential in myself  I started two initiatives:

1. Inspired by Natalia Talkowska,  visual storyteller and the founder of Natalka Design organise Doodleledo 3City meetings, where you meet new people, doodle and have fun! More on this idea on Ewa Piorko's blog (in Polish).

2. Joined Creative Mornings at Starter. During today's Creative Morning  I met a lot of creative people and a fantastic speaker Erica Hargreave - Founder & Head of Creative & Interactive at Ahimsa Media, a boutique digital / transmedia strategy & storytelling agency, who was talking on "Making Your Business Accessible & Sharing It with Digital Brand Storytelling". 

Identifying and creating story around your business' brand will help make your business marketing fun for you and engaging for your potential clients. Erica shared 5 stories which I've summarized in the drawing below. That was my first live sketching session and I really enjoyed. Moreover,  I have proven that the saying "everyone can draw, just need practice" is truth. 


If interested in meeting new people, doodling and having fun join our next Doodleledo meeting on 19th March in Gdansk and 26th  March in London.

Monday, March 10, 2014

Lean In, czyli Włącz się do gry, by Sheryl Sandberg

I’ve just read the Sheryl Sandberg’s book „ Lean In” and decided to lean in and share my view. This post will be in Polish as you can find  a lot of reading in English on this, ex.:  FORBES: 10 things Sheryl Sandberg gets exactly right in Lean In or HBR: Three reason men should read it. If interested in more join leanin.org

Zainspirowana książką Sheryl Sandberg, prezeską Facebooka „ Lean In” (polski tytuł: Włącz się do gry) postanowiłam aktywniej włączyć się do gry i podzielić się swoimi  przemyśleniami. Nie chciałabym jednak, żeby ten artykuł został odebrany jako atak na mężczyzn, wręcz przeciwnie marzy się mi świat, w którym wszyscy, kobiety i mężczyźni,  biali i czarni, pełnosprawni i niepełnosprawni, na równych prawach siadamy do jednego stołu i decydujemy o naszej przyszłości.  A „kiedy zaczniemy już korzystać z talentów całej ludzkości, instytucje będą działać wydajniej, w domach atmosfera będzie bardziej pozytywna”. Raczej nie trzeba już dziś nikogo przekonywać, że zespoły różnorodne podejmują trafniejsze decyzje, a efekty, które osiągają są bardziej spektakularne!

Source: www.freedigitalphoto.net by franky242

Zgadzam się z Sheryl, że „ osiągniemy prawdziwą równość tylko wtedy, gdy wszyscy będziemy walczyć ze stereotypami”. Podobnie jak autorka chciałabym „zachęcić kobiety, żeby miały wielkie marzenia, żeby szły do przodu, pokonując przeszkody, i w pełni rozwijały swoje możliwości” , a mężczyzn, żeby je wspierali, zarówno w pracy jak i w domu. W badaniu przeprowadzonym w 2007 roku na grupie dobrze wykształconych kobiet pracujących zawodowo, które odeszły z pracy, 60%  podało, że to mężczyźni mieli decydujący wpływ na ich decyzję (Pamela Stone, Opting Out? Why woman Really Quit Careers ans Head Home; Berkeley: University of California Press, 2007; s. 62).

Chciałabym także poprosić wszystkich dookoła, aby nie wywierali presji na te mamy, które zdecydowały się wrócić do pracy, bo ta presja opiera się na emocjach, a nie na faktach! Badania pokazują, że wyłączna opieka matki nie wpływa korzystnie, a jej brak niekorzystnie na rozwój dziecka (NICHD Early Child Care and Youth Development). Natomiast to co rzeczywiście ma wpływ to: wrażliwi i pozytywnie nastawieni ojcowie; matki, które pozwalają dzieciom, żeby o sobie decydowały; rodzice, którzy są ze sobą emocjonalnie blisko związani! Mnie osobiście nie trzeba do tego przekonywać, gdyż jako dziecko aktywnej zawodowo, zajmującej najwyższe stanowiska w organizacjach (główna księgowa/dyrektor finansowy) mamy, nigdy nie czułam się zaniedbana, a tym bardziej gorzej rozwinięta. Wręcz przeciwnie wyrosłam na całkiem dobrze radzącą sobie w życiu osobę, a dodatkowo, zawsze byłam i jestem dumna, że mam taką mądrą, wykształconą i aktywną mamę. Dziękuję Ci mamo za to, że nie ograniczałaś mnie i  mogłam o sobie decydować!

Jak autorka, wierzę, że „w przyszłości nie będzie już kobiet liderek. Będą po prostu liderzy”. Nie będzie też feministek, a będą feminiści, czyli ci którzy wierzą w równość płci pod względem politycznym, społecznym i ekonomicznym. Tak jak kiedyś Sheryl, wiele kobiet z mojego otoczenia ma problem ze słowem „feministka”, z jednej strony działają na rzecz wyrównywania szans, z drugiej wkurzają się jak nazywa się je feministkami.

Już słyszę głosy, że uprzedzenie związane z płcią nie istnieje i po co ta cała dyskusja? Czy rzeczywiście nie istnieją? A co myślicie o bluzeczkach sprzedawanych w Stanach z napisami: „Mądry jak Tatuś” i „Ładna jak Mamusia”. Daleko? To jak podoba Wam się na pozór mądra opowieść o ojcu który wprowadza dziecko w świat z głęboką puentą: „dziecko potrzebuje zarówno matki jak i ojca”, tylko dlaczego mamusia siedzi pod pokładem i serwuje kakauko, a to tatuś na pokładzie otwiera horyzonty, wprowadza dziecko w świat? To tylko kilka przykładów stereotypów, które sami, często bardzo nieświadomie,  utrwalamy. Aż wstyd się przyznać, ale i mnie się to zdarza – do dziś pamiętam odpowiedź na prośbę synka mojej koleżanki o naprawę ciężarówki: „ciocia nie jest techniczna,  ciocia jest kobietą” oraz szybką i przytomną ripostę koleżanki: „u nas w domu mamusia jest bardziej techniczna niż tatuś”.

Poniżej kilka wskazówek przekazanych przez Sheryl, które mam nadzieję otworzą nas  kobiety na włączenie się do gry:

Pamiętaj,  sukces i sympatia otoczenia w wypadku mężczyzny łączą się, a kobiety nie. Nie zgadzacie się? Zostało to udowodnione w eksperymencie Heidi i Howarda. Ta sama historia przedsiębiorcy, który odniósł sukces została przedstawiona dwóm grupom studentów, z jednym wyjątkiem, w pierwszej grupie przedsiębiorcą była kobieta (Heidi), w drugiej był to mężczyzna Howard. Studenci ocenili obie osoby jako kompetentne, natomiast woleliby pracować z Howardem, a Heidi ocenili jako samolubną. Zgodnie ze stereotypem, podobnie jak w historii o ojcu, który wprowadza dziecko w świat,  kobieta dba o dom i dzieci, jest wrażliwą społeczniczką, a mężczyzna to twardy negocjator, który z determinacją dąży do celu. Panie, które walczą o swoje są źle oceniane.  Dopiero teraz, po 10 latach, zrozumiałam dlaczego jeden z panów podczas rozmowy rekrutacyjnej,  po mojej merytorycznej i stanowczej wypowiedzi dotyczącej korzyści wynikających z wprowadzenia zarządzania projektami w firmie i zatrudnienie mnie jako eksperta w tej dziedzinie zadał mi następujące pytanie: „Czy pani jest kłótliwa?” Wtedy to pytanie mnie zaskoczyło, a  dziś przynajmniej rozumiem dlaczego się pojawiło. Mężczyźni negocjują częściej niż kobiety, ale kobiety też potrafią negocjować, pod warunkiem, że robią to dla kogoś innego (firmy, współpracownika) gdyż wtedy nie są oceniane jako wyrachowane.

  1. Negocjuj warunki zatrudnienia i wynagrodzenia z uśmiechem, w imię wszystkich kobiet, „ja”, zastąp „my” oraz przygotuj stosowne uzasadnienie (panowie nie musza tego robić, bo od nich oczekuje się, że o siebie zadbają).  Dodatkowo, sukces też lepiej smakuje, gdy go dzielimy z innymi! A jeśli starasz się uszczęśliwiać wszystkich nie idziesz do przodu, więc nie martw się, jeśli nie wszyscy cię lubią!
  2. Bądź otwarta na ryzyko w życiu zawodowym! Jak mówi przysłowie, kto nie ryzykuje ten nie zyskuje, a my kobiety często mamy mniejszą skłonność do podejmowania ryzyka. Bądź ambitna i nie bój się, że w danej chwili nie masz odpowiednich umiejętności. Zamiast „nie jestem na to gotowa” mów sobie „chcę to robić i nauczę się” radzi Sheryl. Stawiaj na rozwój, a nie na nazwę stanowiska, podejmuj wyzwania i ubiegaj się o awans! Nie czekaj na diadem, bo nikt go ci na głowę nie włoży. A właściwie to „kto by nosił diadem w małpim gaju?”
  3. Ustalaj cele długoterminowe (marzenia) i krótkoterminowe – na najbliższe 18 miesięcy.
  4. Bądź autentyczna, mów prosto i konkretnie, ale i słuchaj-  odzwierciedlaj!
  5. Bądź otwarta – proś o informację zwrotną (Co mogę poprawić? Co mogłabym zrobić lepiej?). Bycie otwartym to wzięcie odpowiedzialności za swoje błędy! Ustal zasady w organizacji/zespole mówienia sobie gdy coś nam się nie podoba.
  6. Nie tłum emocji w miejscu pracy próbując dorównać męskiemu stereotypowi! Tak, możemy od czasu do czasu się rozpłakać. „Prawdziwy przywódca to indywidualność, która wyraża się w sposób szczery i nie zawsze doskonały”.
  7. Nie odchodź zanim odejdziesz – nie wchodź w życie zawodowe rozglądając się za wyjściem (czytaj rodzicielstwo).
  8. Znajdź sobie partnera, który uważa, że kobieta powinna być mądra, pewna siebie i ambitna.
  9. Podziel obowiązki w domu, ale nie krytykuj męża – pozwól mu to zrobić po swojemu. Kobiety, które mówią mężom co mają robić mają  5 godzin w tygodniu więcej pracy!
  10. „Zrobione jest lepsze od doskonałego”. Nie obwiniaj siebie, że nie jesteś doskonała. Posłuchaj Mary Curtis: „Pozbawcie się poczucia winy mimo ciągłego braku czasu. Sekret polega na tym, że nie ma żadnego sekretu – trzeba tylko starać się jak najlepiej robić to co trzeba, wykorzystując to co się ma”. Mów o sobie „ kochający swoją pracę rodzic” zamiast pracująca matka.
  11. Wspieraj inne kobiety!

Usiądźmy razem do stołu, kobiety i mężczyźni, i rozpocznijmy debatę.  Pamiętam jak trudno było nam (Women@Thomson Reuters) zaprosić mężczyzn do dyskusji i to nie dlatego, że nie byli zainteresowani, czy nie rozumieli problemu, ale bali się co pomyśli o nich otoczenie. 

Podsumowując zacytuje opinię Forbes opublikowaną na okładce książki:
„To doskonała chwila dla nas – kobiet i mężczyzn – by wreszcie przyjąć do wiadomości fakt, że męski model sukcesu nie sprawdza się w przypadku kobiet, a właściwie w przypadku mężczyzn również się nie sprawdza… Świat potrzebuje kobiet, bo słowo sukces przestało być kojarzone jedynie z pieniędzmi i władzą. Potrzebujemy nowych kryteriów: dobrego samopoczucia, zdrowia, umiejętności wyłączenia się na chwilę, by podładować akumulatory i wreszcie zadowolenia z pracy i życia”.

Tak się składa, że project management też jest zdominowany przez mężczyzn (70%), więc wykorzystując okazję zapraszam wszystkie zainteresowane panie do włączenia się w ten obszar. Nie tylko się nadajecie, ale możecie odnosić wielkie sukcesy!

Friday, March 7, 2014

3 Ways of Engaging Project Sponsors - PROJECT ON TRACK 2

The success of large and complex projects does not depend solely on the Project Manager nor the project team, but is established well before any project activities have started. In this post I would like to share 3 ways of educating and engaging the executives.

1. Create a check list for Senior Managers and make sure is reviewed and action prior to starting a complex project

 In 1994 the UK House of Commons identified 41 key issues and concerns that must be addressed before project initiation. These 41 issues may be grouped into 12 Key Areas as a checklist for senior manager review and action prior to starting a complex project. (Reference:  UK House of Commons Public Account – First Report, Series 1999 – 2000, Improving the Delivery of Government IT Projects)

Source: www.freedigitalphotos.net, by Stuart Miles
Large Project Issues Checklist for Senior Managers
  1. Ensure analysing and understanding the implications of introducing new systems for business and customers.
  2. Consider carefully the scale and complexity of projects to assess whether they are achievable
  3. Delays in implementing projects place them at risk of being overtaken by technological change
  4. Make sure project specifications take into account the business needs of the organization and the requirements of users
  5. Senior managers have a crucial role to play in championing products, procedures, services, and systems
  6. The development of high-quality project management skills within the organization is essential
  7. Paying attention to the management of risks and have contingency plans is essential
  8. Relations between customer and suppliers have a crucial effect on the success of the project
  9. Agreements between customers and suppliers have been set out clearly
  10. Review the success of projects as soon as possible so that lessons can be fed back into consideration of later projects
  11. Sufficient time and resources spent on ensuring that staff know how to use delivered products, services, and systems.  And proper consideration given to the possible effect the new products, services, or systems may have on productivity in the period following implementation
  12. Learning from past mistakes is crucial

2. Make sure Business Project Portfolio and Project Management Portfolio are balanced

Organizations select projects based on their business objectives and needs.  Treacy and Wiersema (HBR, Jan-Feb, 1993: The Treacy & Wiersema Value-Discipline Model looks at 3 different areas or “value disciplines” in which an enterprise can focus: Operating Excellence; Product Leadership; and Customer Intimacy) identified three categories of projects:
  • New Product (NP) 
  • Customer Value (CV) products or services focusing on  meeting customer needs
  • Operational Value (OV) based products and services focusing on low cost, dependability, and no frills. 
Based on this approach we can present our Business Portfolio as the table below.  The cells could be populated in many ways but recommendation is to include at least the number, cost and expected benefits.

Business Portfolio
Both a Business Portfolio of Projects and Project Management Portfolio  can be presented in many ways.  An example of such representation is shown below based on the organizations Capability (staffing, skills, available systems and/or supporting tools) and perceived Requirements Stability.

Project management Portfolio

Unfortunately, different people select projects and different manage them. Therefore, senior managers and project managers must combine their perspectives to minimize project troubles and reduce potential failures.  The Integrated Portfolio - below, combines the two perspectives: strategic need and requirements/capabilities management.  So if your organisation has more projects in the lower right quadrant might be at more risk than one with projects in the upper left.

Integrated Portfolio
Although defining and managing the integrated portfolio of projects falls within the remit of executives and this is not something the individual project manager or project team can or should do, it’s crucial that both the project team and executive management  have the same perception of the position of the project!
   
3. Conduct a brief maturity assessment

In many cases the root cause of trouble can be attributed to the organization’s inability to perform at the needed level -  maturity.  There are a few maturity models available (SEI’s Capability Maturity Model Integrated; Kerzner’s Project Management Maturity Model; PMI’s OPM3).  Each model has as its objective the assessment of an organization’s strengths and weaknesses relative to some series of benchmarked key performance metrics. This again should be done at executive level, although it is advised every project manager to conduct a basic maturity assessment once they have received their project and then use the results in risk management process.